クラウド会計とは
従来、社内で経理を進める中小企業の多くは、インストール型の会計ソフトウェアを購入し、自社で用意したパソコンにインストールして会計システムを利用していました。
クラウド型の会計システムは、自社のパソコンからブラウザを通してシステムにアクセスするため、自社において経理用のパソコンやサーバーを特別に用意する必要がありません。銀行口座やカード会社などとの連携によって取引情報をシステムが自動的で取得したり、売上の請求書、経費精算及び給与計算のシステムとも連携が可能なため、従来の経理業務が効率化されます。
クラウド会計のメリット
経理業務の効率化
クラウド会計の特徴として最も強調されているのが経理業務の効率化です。その中でも一番は、銀行預金やクレジットカードとの連携機能です。金融機関の口座情報をあらかじめ登録することで、取引明細をクラウド会計システムが自動で取得し、その情報をもとに会計の仕訳を提案してくれます。
これまでは、経理担当者が銀行で通帳記帳した上でその内容を会計システムに仕訳登録していました。少し進んでインターネットバンキングのシステムを導入した場合でも、そのデータを会計システムに仕訳登録する作業は残っていました。連携機能を利用すると、取引データから連相される仕訳をシステムが提案してくればかりでなく、一度登録した内容を学習するためその精度は使えば使うほど高まるので、毎月繰り返される入出金については、ボタンひとつで仕訳登録が完了するレベルまで効率化することが可能です。
ＯＳに制約が無く、インターネットに接続できるブラウザがあれば、場所に制約なくアクセスが可能
インストール型ソフトウェアは、一人の作業者が処理を完結させることを前提にしており、外部から直接アクセスすることは想定されていませんでした。クラウド型の場合、パソコンやスマホでもインターネット接続できるブラウザがあれば、場所の制約を受けずにアクセスが可能です。これは、普段営業や出張などで会社を留守にしがちな経営者でも、外出先や自宅から自社の財務状況を確認することが可能であることを意味しています。最近は、インストール型のソフトウェアでも、クラウドでデータを共有することが可能になりましたが、同一のファイルを同じタイミングで作業することを前提としていないため、クラウド型のソフトウェアに一日の長があります。また、マックに対応していることも大きな特徴です。
クラウド請求書やクラウド経費でさらに効率化
クラウド会計ソフトにはクラウド請求書システムが付属しています。今までの販売管理ソフトに変わるものですが、請求書を発行することによって、会計システムに売上計上までなされるなど、会計システムとの連携に強みを持ったものになっています。
また、従来の経費精算事務は、営業をはじめとする各担当者が毎月決められた日に経費精算書を作成し、自分が立替えた経費の領収書を添付して経理担当者へ提出、出納担当者はその精算書と領収書を照合して支払を行うとともに、経理担当者が精算書をもとに会計ソフトへの入力を行っていました。クラウド経費は、スマホなどで撮影した領収書などの画像データをシステムが読み取り、経費精算書を作成します。当該データは会計システムへ連動ささせるための仕訳データに変換されボタンひとつで経理作業は終了します。
クラウド会計のデメリット
コストが高い
インストール型の会計ソフトウェアとFreeeやマネーフォワードといったクラウド会計システムを比較した場合に、Freeeやマネーフォワードの方がコストが少し高いように感じます。もちろん、まったく同じ機能で比較することはできません。
例えば、インストール型の会計ソフトウェアと給与計算ソフトウェアの合計額と、それらの両方が含まれているクラウド会計システムを比較した場合、少人数の利用であればクラウド会計システムの方が安いです。また、作業に係る人件費は、大きなものですので、作業に係る時間を削減できるのであれば、十分に無視できるものではあります。ただ、外に出すお金を少しでも安くしたいという法人には最適解ではない可能性があります。
全般的な操作性についてはインストール型会計ソフトウェアの方が上
慣れの問題はあるかもしれませんが、会計ソフトとしての操作性に関しては、インストール型会計ソフトウェアの方が使いやすい印象です。クラウド型会計システムもかなりのスピードで改良がおこなわれていますのでその差も小さくなっていくものと思います。
ただ、仕訳の自動化とは言っても、手入力をゼロにはできないため、海外との取引が多く、手入力や修正を減らすことが難しい会社、個別性の高い少数の取引を行っている会社等については、クラウド会計システムが最適解ではない可能性があります。